湖北省司法厅

湖北省司法厅机关公文处理实施办法

第一章 总 则

第一条 为进一步精简公文数量，提高公文处理工作的质量和效率，推进厅机关公文处理工作制度化、规范化和科学化，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）、《党政机关公文格式》、《司法部机关公文处理办法》及省委办公厅、省政府办公厅关于党政机关公文处理的有关规定，结合厅机关实际，制定本办法。

第二条 本实施办法所指的公文（包括电报，下同），是指省司法厅实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策和司法部、省委、省政府的决策部署，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具（省司法厅执法办案工作中需要制发的法律文书，按照有关法律、法规、规章的要求办理）。

第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理和管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条 各市、州、直管市、神农架林区司法局，省监狱局、省戒毒局、厅机关各处室、各直属机构（单位）要高度重视公文处理工作，模范遵守《条例》和本实施办法，切实加强对本单位（处室）公文处理工作的领导和检查。

第六条 厅办公室主管厅机关公文处理工作，并对全省司法行政系统公文处理工作进行业务指导和督促检查。全省各级司法行政和监狱、戒毒等机关办公室主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章 公文种类

第七条 省司法厅机关常用公文种类有：决定、命令、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。

（一）决定。适用于对全省司法行政工作重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（二）命令(令)。适用于批准授予和晋升全省监狱、戒毒民警警司及以下警衔。

（三）公告。适用于律师公证管理、国家司法考试、司法鉴定和法制等工作中经授权向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。“意见”作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理；作为下行文，下级机关应当遵照执行；作为平行文，仅供对方参考。

（六）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文，任免人员。

（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（八）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（九）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复。适用于答复下级机关请示事项。

（十一）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十二）纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章  公文格式

第八条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加 “文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

1.省司法厅公文常用发文机关标志：

（1）中共湖北省司法厅委员会文件

（2）中共湖北省司法厅委员会（信函格式）

（3）湖北省司法厅文件

（4）湖北省司法厅公告

（5）湖北省发电

（6）湖北省司法厅（信函格式）

（7）中共湖北省司法厅委员会会议纪要

（8）湖北省司法厅厅长办公会会议纪要

（9）湖北省司法厅专题会议纪要

（10）鄂司通报

（11）湖北省司法厅办公室文件

2.省司法厅有关内设机构（处室）发文机关标志：

（1）湖北省司法厅政治（警务）部文件

（2）中共湖北省司法厅纪委文件

（3）中共湖北省司法厅机关党委文件

（4）湖北省司法厅工会工作委员会文件

（5）共青团湖北省司法厅委员会文件

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

1.“中共湖北省司法厅委员会文件”的发文字号有：

鄂司党请〔20ＸＸ〕Ｘ号

鄂司党发〔20ＸＸ〕Ｘ号

鄂司党干〔20ＸＸ〕Ｘ号

2.“中共湖北省司法厅委员会（信函格式）”的发文字号有：

鄂司党函〔20ＸＸ〕Ｘ号

3.“湖北省司法厅文件”的发文字号有：

鄂司法文〔20ＸＸ〕Ｘ号

鄂司发〔20ＸＸ〕Ｘ号

鄂司复〔20ＸＸ〕Ｘ号

鄂司规〔20ＸＸ〕Ｘ号

鄂司衔令字〔20ＸＸ〕Ｘ号

4.“湖北省司法厅公告”的发文字号有：

（第*号）

5.“湖北省发电”的发文字号有：

鄂司发电〔20ＸＸ〕Ｘ号

鄂司密电〔20ＸＸ〕Ｘ号

6.“湖北省司法厅（信函格式）”的发文字号有：

鄂司函〔20ＸＸ〕Ｘ号(省司法厅)

7.“中共湖北省司法厅委员会会议纪要”的发文字号有：

（第 Ｘ 期）

8.“湖北省司法厅厅长办公会会议纪要”的发文字号有：

（第 Ｘ 期）

9.“湖北省司法厅专题会议纪要”的发文字号有：

（第 Ｘ 期）

10.“鄂司通报”的发文字号有：

（第 Ｘ 期）

11.“湖北省司法厅办公室文件”的发文字号有：

鄂司办文〔20ＸＸ〕Ｘ号

鄂司办函〔20ＸＸ〕Ｘ号

12.“湖北省司法厅政治（警务）部文件”的发文字号有：

鄂司政文〔20ＸＸ〕Ｘ号

13.“中共湖北省司法厅纪委文件”的发文字号有：

鄂司纪文〔20ＸＸ〕Ｘ号

14.“中共湖北省司法厅机关党委文件”的发文字号有：

鄂司机关党文〔20ＸＸ〕Ｘ号

15.“湖北省司法厅工会工作委员会文件”发文字号有：

鄂司工文〔20ＸＸ〕Ｘ号

16.“共青团湖北省司法厅委员会文件”发文字号有：

鄂司青文〔20ＸＸ〕Ｘ号

17.“湖北省司法厅（信函格式）”处室发文字号有：

鄂司宣字〔20ＸＸ〕Ｘ号（厅法宣处）

鄂司律公字〔20ＸＸ〕Ｘ号（厅律公处）

鄂司法援字〔20ＸＸ〕Ｘ号（厅法援处）

鄂司基字〔20ＸＸ〕Ｘ号（厅基层工作处）

鄂司考字〔20ＸＸ〕Ｘ号（厅国家考试处）

鄂司鉴字〔20ＸＸ〕Ｘ号（厅司鉴处）

鄂司法字〔20ＸＸ〕Ｘ号（厅法制处）

鄂司计财字〔20ＸＸ〕Ｘ号（厅计财处）

鄂司老字〔20ＸＸ〕Ｘ号（厅离退休干部处）

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

标题中的事由应当准确简要地概括公文的主要内容。本级机关制发的公文用“印发”；印发下级机关的公文用“批转”；印发上级、同级或不相隶属机关的公文用“转发”。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。在实际工作中确有除书名号之外的其他标点符号存在，如顿号、括号、引号、破折号。标题中标点符号的使用应注意以下两点：1.法律、法规、规章名称全称应加书名号。2.如果在事由部分出现多个机关、人名等并列时，每个机关名称、人名之间应用顿号分开，不使用空格。标题可分一行或多行居中排布；回行时，应做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

湖北省监狱管理局规范化简称为“省监狱局”，湖北省戒毒管理局规范化简称为“省戒毒局”，湖北省社区矫正工作管理局规范化简称为“省社矫局”，湖北省法制教育所规范化简称为“省法教所”，湖北省律师协会规范化简称为“省律协”，湖北省法律援助中心规范化简称为“省法援中心”等。

厅机关内设机构（处室）等同类型机构统称为“厅机关各处室”；“省社矫局、省法教所、武汉警官职业学院、省法援中心、省律协、厅机关服务中心、省武汉市楚信公证处”等同类型厅直属行政机构、事业单位统称为“厅各直属机构（单位）”。

以省司法厅党委名义下发的普发性文件，主送机关一般表述为“各市、州、直管市、神农架林区司法局党组（党委），省监狱局、省戒毒局、武汉警官职业学院、省律协、省法教所党委，厅机关党委”,但可根据发文需要办理事项调整主送对象的范围。以省司法厅名义下发的普发性公文，主送机关惯例为“各市、州、直管市、神农架林区司法局，省监狱局、省戒毒局，厅机关各处室、各直属机构（单位）”，但可根据发文需要办理事项调整主送对象的范围。如公文只涉及某项业务工作，可选择需要办理此项业务的机构（单位）为主送对象。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

1.正文中人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

2.结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。层次序数可以越级使用，如果公文结构层次只有两层，第一层用“一、”，第二层既可以用“（一）”，也可以选用“1.”

3.必须使用国家法定计量单位。

4.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

5.公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、成语、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。纪要等有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

附注应加圆括号标注在成文日期下1行（左空2 字）。附注主要是对公文印发传达范围、使用时需注意的事项、联系方式等与公文有关情况的说明。“请示”件一律要有附注，写明联系人、联系方式等事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关。

抄送机关应当使用机关全称或者规范化的简称、统称。抄送机关应按照一定顺序排列，首先是上级机关在前，其次为同级机关，再次为下级机关，按照党、政（地方党委政府在前、部门和厅局在后）、军、群的顺序排列。一般情况下，抄送机关之间标点符号使用方法是：同一系统内同级机关之间用顿号分隔，不同系统机关之间用逗号分隔，最后一个抄送机关之后标句号。有主送机关的公文版记中可使用抄送，纪要、鄂司通报等没有主送机关的公文版记中可使用分送。

（十七）印发机关和印发日期。印发机关是指公文的印制主管部门，厅机关制发的公文，印发机关为湖北省司法厅办公室。印发日期是指送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

公文版记应置于公文最后一面，版记一定要在偶数页上，版记的最后一个要素置于最后一行。版记包括抄送机关、印发机关、印发日期等要素。取消主题词要素。

第九条 省司法厅机关公文中各要素的编排规则、纸张要求、排版和印制装订要求等参照《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）国家标准执行。

第四章  行文规则

第十条  除上行文外，以厅党委或省司法厅名义行文，主要是对全系统党的建设和全省司法行政工作中具有全局性、长远性、根本性的重大决策进行部署安排，提出实施意见、作出重大决定；以厅办公室名义行文，主要是经厅领导同意，传达省厅关于某方面工作的决定、意见、通知，要求各市、州、直管市、神农架林区司法局，省监狱局、省戒毒局，厅机关各处室、各直属机构（单位）予以重视、办理（遵守）的重要工作事项（规定）；以厅机关处室（单位）名义行文（以信函格式），主要是通知各市、州、直管市、神农架林区司法局下属的对口业务科（处、室）可直接办理的具体业务事项。

第十一条  行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和操作性，充分体现精简高效的原则，切实减少发文数量。会议已印发的材料，不再另行发文；除上行文外，能以厅办公室名义行文的，不以省厅名义行文；能以电话等其它方式推动工作的，不再另行发文。

第十二条 省司法厅向司法部请示、报告重大事项，应当经省委、省政府同意或者授权；属于省司法厅职权范围内的事项可直接报送。省司法厅向下级司法行政机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

第十三条 省司法厅向各市、州、直管市、神农架林区司法局直接行文，也可向各县（市、区）司法局直接行文；各市、州、直管市、神农架林区司法局向省司法厅报告和请示工作；各县（市、区）司法局向各市、州司法局报告和请示工作。

第十四条 省司法厅除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府发布指令性公文或者在公文中向下一级政府提出指令性要求。如需行文，应报请省政府批转或由省政府办公厅转发。 因特殊情况确需向下级政府正式行文的，应当报经省政府批准，并在文中注明经省政府同意。须经省政府审批的事项，省政府同意也可以省司法厅名义行文，文中应当注明经省政府同意。

省司法厅可以与省直各部门、下一级政府、相应的党组织和军队机关、同级人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。联合行文应当明确主办部门。

第十五条 除厅办公室外，厅机关各处室（单位）不得对外正式行文。

需对外正式行文的，比如向司法部、省委、省人大、省政府、省政协及其办公厅、省委政法委等上级机关或向省直单位等平行机关行文，请求指导工作或商洽业务事项的，须先送厅办公室审核并报分管厅长、厅长同意，或经厅党委会或厅长办公会研究同意后，以省司法厅名义行文，不得以本处室（单位）名义对上级机关或与省厅的平行机关直接行文。

需向各市、州、直管市、神农架林区司法局行文，传达业务工作决定，通知或要求办理工作事项，须送厅办公室审核并报经厅领导同意，以省厅或厅办公室名义行文，不得以本处室（单位）名义直接对各市、州、直管市、神农架林区司法局行文。行文程序按照发文规定办理。

厅机关各处室（单位）可以本处室（单位）的名义，就有关具体业务工作事宜，向司法行政系统与之业务相对应、有业务指导关系的司法部相关业务司（局）或各市、州、直管市、神农架林区司法局相关科（局、处、室）以函的形式行文，此类行文不属对外正式行文之列。

比如，厅法制宣传处可以向司法部法制宣传司和各市、州、直管市、神农架林区司法局法制宣传科（处），就有关具体业务工作事宜行文。

第十六条  除有规定发文机关标志的厅办公室、政治（警务）部、纪委、机关党委、工会、厅团委外，厅机关其他各处室一律以信函格式行文，由本处室负责人审签并送厅办公室分管负责人核稿，送厅办公室编制处室发文字号，加盖本处室印章后印发。

第十七条  厅各直属机构（单位）可以本机构（单位）的名义，向与之业务相对应、有业务指导关系的司法部相关业务司（局）请示、报告，属于本机构（单位）职权范围内的事项可直接报送，重大事项，应当经省司法厅同意或者授权。

在本机构（单位）职权范围内的事项，可以本机构（单位）的名义向与之业务相对应、有业务指导关系的各市、州、直管市、神农架林区司法局相关业务科（局、处、室）直接行文，重要事项应抄送省司法厅。

第十八条  厅各直属机构（单位）除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向各市、州、直管市、神农架林区司法局正式行文，发布指令性公文或者在公文中提出指令性要求。如需行文，应以本机构（单位）名义，按程序报请省司法厅批转或由省司法厅办公室转发。因特殊情况确需向各市、州、直管市、神农架林区司法局正式行文的，应当报经省司法厅批准，并在文中注明经省司法厅同意。

第十九条  厅各直属机构（单位）发文可以本机关名称自行制作公文处理审批单、发文机关标志，编制本机构（单位）发文字号，加盖本机构（单位）印章，由本机构（单位）负责人签发。

第二十条 行文关系根据隶属关系和职权范围来确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第二十一条“报告”不得夹带请示事项。“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他上级机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。因情况特殊确需越级的请示，应当抄送被越过的机关；上级机关对越级请示的批复，亦应抄送被越过的机关。

第二十二条 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。各市、州、直管市、神农架林区司法局，省监狱局、省戒毒局，各直属机构（单位）除特别紧急的重大突发事件或厅领导直接交办的事项，凡向省司法厅报送的请示、意见、报告等，应归口报送厅办公室，不得以本单位（机构）名义直接向厅领导报送公文。厅办公室应逐件登记，提出拟办意见，及时报批。

第二十三条 对上级机关公文没有具体贯彻实施意见的，原则上原文翻印或复印下发贯彻执行。

第五章  公文拟制

第二十四条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第二十五条  公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。

（七）以省司法厅名义报送省委、省政府的简报不超过1000字、请示（报告）不超过1500 字、综合性专题报告以及特殊情况下不超过2000 字、调查报告不超过3500字。以省司法厅名义制发的普发类文件（不含办法、规划、规程、规定、方案），字数不超过3000字，以厅办公室名义制发普发类文件，字数不超过2500字，提倡千字文。

第二十六条 厅机关各处室、各直属机构（单位）以省司法厅名义拟制公文，对文稿中涉及厅其他处室（单位）职权范围内的事项，主办处室（单位）应当主动与有关单位协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办处室（单位）的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办处室（单位）可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关单位会签后报厅办公室提请厅领导协调解决。

第二十七条 厅机关各处室、各直属机构（单位）以省司法厅党委、省司法厅或厅办公室名义拟制的公文文稿，须先由本处室、直属机构（单位）主要负责人审核把关后，送厅办公室分管主任、主任文字审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

（六）密级和保密期限拟定是否正确。

第二十八条 凡涉及法律、法规和政策的公文文稿，应经厅法制处核查后，再送厅办公室审核。

第二十九条 厅机关各处室、各直属机构（单位）凡涉及向省政府、省发改委、省财政厅申请项目立项、基建投资、经费、装备建设投资等有关事项的公文文稿，应经厅计划财务装备处核查后，再送厅办公室审核后报厅领导审签。

文稿审核后，应将草拟原稿、修改稿和有关背景材料一并送厅领导审定签发。未经厅办公室审核的文稿，厅领导可不予签发。

第三十条 省司法厅公文签发权限规定如下：

（一）以厅党委名义发文，应由厅党委主要负责人签发。

（二）以省司法厅文件发布命令、公告、通告，向司法部、省委、省人大、省政府、省政协及其办公厅和省委政法委等报送请示、意见和报告，以及向省人民政府法制办公室报送地方司法行政工作法规规章（草案），由厅长签发。

（三）以省司法厅文件下发决定、意见、通知、通报和批复，报厅长签发。其中单项业务工作可由分管副厅长签发。

（四）以省司法厅名义制发的函件，报分管副厅长签发。其中，重大问题报厅长签发。

（五）以省司法厅办公室名义印发文件，文中如注明“经厅领导同意”，需经厅办公室主任审核，报分管副厅长签发。其中，重大问题报厅长签发。

（六）以省司法厅名义发电，报分管副厅长签发。分管副厅长认为有必要送厅长签发的，批请厅长签发。

（七）印发《中共湖北省司法厅委员会会议纪要》、《湖北省司法厅厅长办公会会议纪要》，一般由厅办公室主任核稿，报厅党委书记、厅长签发。印发《湖北省司法厅专题会议纪要》，一般由相关处室（单位）拟制，经厅办公室核稿后，由主持会议的厅领导签发；其中，会议议定事项超出主持会议厅领导分管范围的，应批请相关厅领导审核后，报厅长签发。

（八）《鄂司通报》刊载厅领导讲话，应经厅领导本人审签；通报有关情况的，由分管副厅长签发。

领导签发公文，应当写明具体意见，并签署本人姓名和完整日期。圈阅或者签名的，视为同意。省司法厅同其他部门联合发文由所有联署机关的负责人会签。

起草、审核和签发公文应使用黑色中性笔、碳素墨水等符合存档要求的书写用品；对使用铅笔、圆珠笔、彩色笔、水溶性笔起草、修改、审核、签发的文稿，厅办公室不予编号用印。

第三十一条 以省司法厅名义起草公文送审时，一律填写《湖北省司法厅发文（政务公开）办理单》。同其他部门联合发文，应填写《湖北省司法厅会签发文办理单》。

第六章  发文办理

第三十二条  发文办理包括公文的复核、登记、印制和核发等程序。

第三十三条 复核。公文文稿经厅机关负责人签发后，厅办公室应当进行复核。复核的重点是：审核、审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式、文种使用是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行修改的，应按程序报原签批人复审。已签发过的公文文稿，未经签发人同意，不得改动。

第三十四条 登记。对复核后的公文，厅办公室应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

第三十五条 印制。公文印制必须确保质量和时效，必须符合规定的格式式样，做到字迹清晰、纸面整洁。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。对公文文稿应当注意保护，不得涂抹和损坏。校对应忠实于文稿，做到准确无误。加盖印章应当符合有关规定，做到端正、清晰。

第三十六条 核发。公文印制完毕，主办处室（单位）应对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

分发公文应当进行登记、分装。涉密公文应当在信封上标明密级，其中绝密级公文应使用专用信封，并加盖专用密封章或贴密封签。涉密公文应当交由厅办公室机要收发人员进行传递或传输。

第七章  收文办理

第三十七条 收文办理包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。

第三十八条  签收。公文应由厅办公室统一负责签收，按程序办理。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

第三十九条 登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。同时应区分办件和阅件，避免该批办的公文漏办。

第四十条 初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

第四十一条 承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当由厅办公室提出拟办意见报厅领导批示或者转有关处室（单位）办理；需要两个以上处室（单位）办理的，应当明确主办处室（单位）。交办的公文在办理过程中如有分歧，主办处室（单位）负责人要进行协调，如仍不能取得一致，主办处室（单位）应将各方意见据实回告厅办公室并提出建设性意见提请厅领导协调解决。

紧急公文应当明确办理时限。承办处室（单位）对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。对不属于本处室（单位）职权范围或者不宜由本处室（单位）办理的，应当及时退回厅办公室并说明理由。

第四十二条 传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

第四十三条  催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。对紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。催办的结果及时报告分管厅领导，防止漏办和延误。送厅领导批示或经厅办公室交有关单位办理的重要、紧急公文，由厅办公室负责催办。

第四十四条 答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第八章  公文归档

第四十五条  公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和《湖北省档案管理条例》及厅机关档案工作有关规定，按时将公文的底稿、正文及附件和电子文档等有关材料整理归档，由厅办公室集中统一管理，任何处室（单位）和个人不得据为己有或拒绝归档。

第四十六条  归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理，保证归档公文的齐全、完整，能正确反映主要工作情况，便于保管和利用。

第四十七条  会议文件和公务活动材料的立卷归档工作应当做到：省司法厅召开的重要会议和举办的重大活动形成的文件材料（含记录、录音、录像、照片等），由组织会议或活动的主办处室（单位）整理后交厅办公室归档。省司法厅以省政府名义召开会议和举办活动形成的文件材料，由组织会议或活动的承办处室（单位）负责收集，交厅办公室整理后，送省政府办公厅，副本由厅办公室归档。

第四十八条  省司法厅代省委、省政府起草的文件，或省司法厅为主办单位与其他单位联合签发的文件，由省司法厅承办处室（单位）整理后交厅办公室归档。省司法厅与其他单位联合签发的文件，如果是其他单位起草和主办的，省司法厅承办处室（单位）应将文件原件和会签稿复印件整理后交厅办公室归档。

第四十九条 省司法厅领导、处室（单位）负责人兼任其他单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理归档。

第五十条 归档范围内的公文应当确定保管期限，厅机关各处室（单位）每年将整理后的归档文件材料于翌年的6月底前向厅档案室归档。

第五十一条 起草、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第九章 公文管理

第五十二条  厅机关公文由厅办公室统一管理。厅机关各处室、各直属机构（单位）要切实加强公文管理工作，明确专人负责，严格执行本办法，特别是要根据文件内容轻重缓急，从有利于推进工作出发，实事求是地选择发文机关，从严控制以本处室、直属机构名义发文的数量。厅办公室每半年对厅机关各处室、直属机构（单位）的公文处理和管理工作进行抽查并予以通报。

第五十三条  公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理，绝密级公文应当由专人管理。厅办公室负责人为厅机关公文定密责任人。

公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

第五十四条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定，交由厅办公室登记，并经分管厅领导批准。复制件还应当由办公室加盖“湖北省司法厅文件复印专用章”。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第五十五条 公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。

公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。

第五十六条 公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第五十七条  不具备归档和保存价值的公文，经厅办公室负责人批准后可以销毁，并交由厅办公室组织集中送销。涉密公文应当按照发文机关要求和有关规定进行清退或者销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第五十八条 机构合并时，全部公文应当随之合并管理；机构撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交厅档案室。工作人员离岗离职时，所在处室（单位）应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第五十九条 《湖北省发电》的使用和管理，按照有关规定执行。

第十章 附  则

第六十条 本办法适用于厅机关各处室、各直属机构（单位）。全省各级司法行政机关、省监狱局、省戒毒局、省社矫局、武汉市警官职业学院和省法教所可按照本办法制定本单位实施细则或制度规定。

第六十一条  由省司法厅承担办公室工作的省级领导小组有关公文，按有关规定办理。省厅专项活动（工作）领导小组的公文，除上级有规定外，可根据活动（工作）性质，以“中共湖北省司法厅委员会文件”或“湖北省司法厅文件”为活动（工作）领导小组的发文机关标志、单独编制发文字号并代章。

第六十二条  本办法未涉及的内容，按上级有关规定办理。电子公文的处理工作，按有关规定遵照执行。

第六十三条 本办法由省司法厅办公室负责解释。

第六十四条 本办法自印发之日起施行。此前厅机关公文处理有关规定与本办法不一致的，以本办法为准。